Кадровый учет. Организация кадрового учета.

Компания «ПрофБухгалтер» оказывает своим клиентам помощь в организации кадрового учета, как на вновь создаваемых предприятиях, так и на уже работающих. Такой учет кадров совершенно необходим для инициации трудовых между работодателем и работниками.

Кадровый учет является одним из самых важных аспектов общего бухгалтерского учета любой компании, поскольку позволяет проводить документирование движения рабочей силы, оформлять трудовые отношения с сотрудниками, составлять и использовать соответствующую документацию.

Правильный и своевременный кадровый учет предприятия требует хороших знаний трудового права, форм кадровых документов, а также иметь практические навыки работы и внимательно следить за изменениями трудового законодательства. Поэтому доверять кадровый учет новичкам или бухгалтерам без опыта работы – значит подвергать свою компанию риску. Если есть возможность нанять в штат квалифицированного кадровика  - это отлично, а если нет – стоит воспользоваться услугами агентств, предоставляющих бухгалтерские услуги

 Прием персонала компании на работу и дальнейшее делопроизводство в сфере учета кадров является делом ответственным и хлопотным. Действующий Трудовой Кодекс требует от работника при его приеме на работу несколько документов:

• - Паспорт гражданина РФ с отметкой о регистрации;
• - Диплом об образовании;
• - Фотографии размером 3х4 см;
• - Копию страхового пенсионного свидетельства;
• - Военный билет;
• - Копию свидетельства о постановке на налоговый учет (ИНН);
• - Копию медицинского полиса.

Трудовая книжка – это главный документ, отражающий трудовую деятельность человека и удостоверяющий длительность трудового стажа. Статья 66 Трудового Кодекса РФ обязывает работодателя оформить трудовую книжку не позднее 5 дней с момента приема работника на работу. Кроме оформления трудовой книжки, отдел кадров заключает с принимаемым на работу сотрудником трудовой договор, который должен быть оформлен в течение 3-х рабочих дней с момента приема на работу. Трудовой договор должен отражать условия труда работника, а также размер зарплаты и все возможные надбавки к ней. Данная документация входит в строго регламентируемый кадровый учет.

Исходя из имеющегося у нас опыта организации кадрового учета, для предприятия с незначительной численностью сотрудников (не более 50-60 человек), мы предлагаем следующий набор документов в сфере учета кадров:

• - штатное расписание;
• - свод должностных инструкций;
• - личные карточки всех работников;
• - правила внутреннего распорядка компании;
• - приказы по персоналу;
• - трудовые договора с работниками;
• - приказы основной сферы деятельности компании;
• - приказы о командировках, отпусках и поощрениях;
• - график отпусков;
• - коллективный договор персонала с работодателем;
• - книга регистрации перемещения трудовых книжек;
• - документ, регламентирующий учет персональной информации о работниках и права/обязанности работников в этой сфере.

Кроме того, при необходимости, руководство компании может заключать с персоналом договора о неразглашении служебной или коммерческой тайны.

С некоторыми работниками в случаях, оговоренных трудовым законодательством, должны заключаться договора, предусматривающие материальную ответственность работника.